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たとえ外出自粛要請で事務所・顧問先に行けなくても..

めちゃくちゃ久しぶりの投稿になってしまいました。

世間はコロナウイルスの話題で持ち切りですね。わたくしのお客様にも少しずつ影響が及んできています。融資の相談、補助金の相談、資金繰りのシミュレーションetc….

私の事務所は一人事務所なので従業員の感染の心配はないですが、逆に私が感染してしまえば仕事は全て止まってしまいます。申告期限の延長などの措置は適用できるでしょうが、お客様に不安を与えてしまうのは間違いないし、申告以外にも急を要する仕事はいくらでもあります。できれば感染を避けたい….自宅で仕事がしたい…緊急事態宣言が出て、学童や保育園が休みになってしまえば、通っている子供たちも家にいなければならないので、そういった意味でも事務所に行けなくなってしまうかも…

こんな時のために!というわけではないですが私は例え家から一歩も出るな!という状況になったとしても、特に仕事に支障はないような態勢を整えています(一人の事務所だからできるんだよ!という意見と税理士法のリモートワークがどうこうという議論はとりあえず置いといて。)

お客様からリモートワークがうまくいかないという話を聞いていると、多い原因は「紙」の問題な気がします。家にプリンタがないから打ち出せない、会社に資料のファイルがあるから仕事が進まない、紙で資料の受け渡しをしているから、結局郵便を取りに会社に行かなくてはならない、FAXで資料を送らないといけないなどなど。

ペーパーレスに関しては以前もこのブログに書きましたが、メリットの方が絶対に大きいと思っています。資料は基本データでもらい、dropboxに保管するのでどこでも見れるような状態になっています。データでもらえない場合にはPDF化して保存。

会計システムはfreeeとJDLですが、freeeはクラウドシステムなので言わずもがなどこでもアクセスできますし、JDLもノートパソコンに入れてあるのでいつでも見れます(JDLシャットダウン時にバックアップをdropboxに送るように設定してあるので、パソコン壊れてファイルを喪失する心配はありません)セキュリティは….という議論になると絶対安全かと言われればそうじゃないかもしれませんが、紙だからと言って安全ではないのと同じだと思っています。パソコンもタブレットも顔認証で起動する設定になっていますし、dropbox内のファイルも遠隔で削除可能です。

FAXに関しては使う頻度は減ってきましたが、まだ無視をするってことはできません(お客様もそうですし、県税とか市税とかだと資料FAXで送ってって言われますよね…)。私はeFAXを使っています。これだとPDFをメールに添付して送るとFAXしてくれます。先方がこのシステムを入れている必要はなく、FAX番号さえ分かればいいので楽です。わざわざコンビニ行ったりしなくても大丈夫。

今回の確定申告も贈与や譲渡も含めて60人分くらい申告書を作成しましたが、1枚も資料のコピーは取っていませんし、申告帳票も事務所保管分は一枚も印刷していません。お客様から頂く資料は、scansnapでスキャンするか、ipadのスキャナブルというアプリでPDF化してすべて直接データ保存しています。申告帳票は直接PDF出力すればいいだけですし。チェックもipad上でPDFに直接書き込めば紙でのチェックとほぼ変わらない感覚でやることができます。

続いてお客様とのコミュニケーションですが、そりゃ直接会って話すのが一番いいに決まっています。でも高齢のお客様のところに訪問するのが果たしていいかといわれると、今はそんな状況ではないと思います。自分が気づかないうちに感染しているかもと思うと、何も考えずに訪問するのはいかがなものかと。普段からしっかりコミュニケーションを取っておけば、訪問を取りやめますといっても理解はしていただけるでしょうし、電話、skype、zoomなど簡単に導入できるコミュニケーション手段がいくらでもあります。今週もSkype会議1件、zoom会議2件入っています。画面の共有もできるので不都合はあまり感じません。

正直今回の不況はどうなるのか想像もつきません。どんな状況になってもお客様をサポートできる体制は整えておきたいです。

 

編集後記
来週から新事務所へ移転します。弁護士さんともう一人の税理士の3事務所でワンフロアをシェアします。部屋が大きくなるのでデスク回りを新調。エルゴのオットマン付きチェア(タブレットアーム付き)がお気に入り。あと看板も。かっこいいでしょ?

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