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税理士とペーパーレス①

独立当初から取り組んでいることの一つが、ペーパーレス化です。

一番の理由は事務所が狭いこと…3㎡ありません。一回やってみたんですが、身長170センチの私が縦にまっすぐ寝れませんでした。そんな状況ですから、できるだけ保管資料は少なくしないと、私のいるスペースがなくなってしまいます…

次の理由は紙代とインク代の節約。サラリーマン時代はそこまで気にせず使ってましたが(すいませんm(__)m)、いざ独立してみるとこれがばかにならない。チェック用に元帳なんか打ちだしたら大変です。

こんな理由からペーパーレス化に取り組みだしました。

ペーパーレス化の必須アイテム

私がペーパーレス化に取り組むにあたり、これがないと無理だ、と感じたアイテムをご紹介します。

まずiPadpro

初代から使い続けて四台目のipadです。
お客様から頂いた資料の確認や、資料の写真撮影、資料のPDF化、申告書や作成帳票のチェックなどもうこれなしでは仕事できません。紙の代わり兼カメラ兼スキャナー兼・・・・別にアップルの営業マンではありません。もちろんiPad単体でこれらすべての役割をこなすわけではなく、次回紹介するアプリが重要になるのですが。ipadproを選んだ理由は次に紹介する第二世代のアップルペンシルが使いたかったから。キーボードは買いませんでした。サブのパソコンぐらいの感覚で使うならば必要かもしれません。

アップルペンシル(第二世代)

重ねて言いますがアップルの営業マンではありません。しかし、この第二世代のアップルペンシル、使った人はわかると思いますが、今までのスタイラスのペンと比べて書き味が全く違います。言葉では説明しにくいのですが、ペン先と実際の線のズレとか…金属のペン先が画面に当たる感じとか…そういった以前のスタイラスペンに感じていたストレスを全く感じさせません。第一世代のアップルペンシルよりも第二世代のアップルペンシルの方が書き心地は上のように感じます。あと充電が楽。ipad proの横っちょにっくっつけるだけです(マグネットでくっつきます)。


以前のアップルペンシルはipadのライトニング端子に差し込まなければならなかったので少々かっこ悪かったし、充電中は使えないデメリットがありました。
ペアリングもくっつけるだけで完了します。他の追加機能としてはペンをタップするだけで鉛筆と消しゴムの切り替えができたりとかなり進化しています。
今のところ第二世代のアップルペンシルはipad proでないと使えないのでご注意ください。ipad proにしたのもこのペンが使いたかったからです。
インターネットで注文すると好きな文字を刻印してもらえます(私のは名前書いてあります)。これを使って書類のチェックを行います。
お絵描きも楽しいです。ipadのメモアプリでもこれくらいは書けます。

scansnap

卓上スキャナーです。物自体は結構コンパクト。机の上に十分おけます。このスキャナーはシステムにfreeeを導入した際の特典としていただいたものですが、非常に重宝しています。レシートやはがきなどの小さい書類からA3用紙まで(A3用紙をスキャンする場合には特殊なクリアファイルが必要になります)サイズがバラバラでもソートで吸い込んでくれます。
まず便利な点は両面読み取りを一回でやってくれること。続いて自動向き補正をかけてくれること(上下逆に読み取りをかけても、書類の文字を読み取って正しい向きに直してからデータ保存してくれます)。あとは各種アプリとの連動です(dropbox、freee、Evernote等)
確定申告時期は、源泉徴収票や保険料控除証明書などお客様から預かった資料のデータ保存に非常に役立ちました。寄付金控除証明書が大量にある場合なんかも一気に。
問題があるとすれば、枚数が多くなると一気にはソートできない点くらいでしょうか。

以上全部そろえようと思うと、だいたい15万円くらいでしょうか。しかし仕事のスピードは格段に上がりました。書類を探す手間が減ったのが大きいからだとおもいます。ちょっと高いですが投資した価値はありました。

編集後記
freeeさんから通帳のデータ化の費用の値上げの連絡が….まだ値上げの日までは余裕あるものの、お客様に通帳の自動取り込みができるようにお願いしないと….

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