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経理初心者の方向け 領収書の管理について

自分が事業主になると、たまっていく領収書に非常にストレスを感じます。
いままでお客様に領収書の保管方法についていろいろお伝えしてきましたが、自分が領収書を保管しなければいけない立場となり、改めて保管方法などを復習してみました。

領収書の保管は義務

自分でやってみて実感しましたが確かにめんどくさい…今まで偉そうにしっかり保管してないとダメですよ!って言ってましたが申し訳ありません。でも領収書はやっぱり取っておいてください。領収書は7年間保管する義務があります。現金の場合は領収書がないと実際に支払ったことが証明できないので、保管しなければいけないことはわかるのですが、振込やカードの場合はどうでしょうか?
●振り込みの場合
銀行振り込みの場合には、振込明細書が領収書の代わりとなります。そのため振込明細書を保管してください。
また逆に、こちらが振込で代金を受け取る場合に、お客さんから領収書の発行を依頼されるケースがあります。相手側から領収書の発行依頼があった場合には領収書の発行を行う義務があります。印紙代がもったいないなどの理由で領収書を発行したくない場合には、請求書などに振込明細書をもって領収書の代わりとする旨を明記しておいた方がよいでしょう。

●カードの場合
クレジットカード会社が発行する毎月の支払い明細書を取っておけばいいでしょ?と言われますが、これは領収書の代わりにはなりません。面倒ですが、支払いの際にお店から発行してもらう利用明細書を取っておいて下さい。これが領収書の代わりになります。またその利用明細書には以下の事項の記載がないといけません。
(1)その書類の作成者の氏名又は名称、
(2)課税資産の譲渡等を行った年月日
(3)課税資産の譲渡等に係る資産又は役務の内容
(4)課税資産の譲渡等の対価の額
(5)その書類の交付を受ける者の氏名又は名称
逆にこちらがお客様からクレジットカードでの支払いを受ける場合ですが、振込で支払いを受ける場合と違い、領収書の発行義務はありません。頼まれるから仕方なくという場合もありますが、この場合でも印紙を貼る必要はありません。

領収書の保管方法

領収書の保管方法ですが、これといった決まりはありません。ノートにきれいに貼って頂く必要もありません。簡単な方法だと、封筒に何年何月分と記載していただき、その中にどんどん放り込んでいただく、その程度で大丈夫です。私の場合は100均のファイルに月別で放り込んでいく方法です。


後から領収書を見返すタイミングというと、私たちが会計入力をする際に確認する際と、税務署の方が税務調査の際にチェックするくらいです。きれいに整理されていると、我々としてはありがたいですが、税務署さんにとってもありがたいわけで…

消費税の増税にあたり、インボイス(適用税率や税額など法定されている記載事項が記載された書類)の発行が義務付けられることが予定されています。今のところの予定では平成35年10月以降は消費税を計算するにあたり、インボイスを保管していないと仕入税額控除を行うことができません。この流れがあるからか、税務調査の際に請求書や領収書の保管(特にカード支払いの場合の利用明細書の保管、利用明細書がないので仕入税額控除はできないとの指摘。今まではそれほど厳しいチェックがなかったように思います)を厳しく指摘されるようになりました。今後もこの傾向は続くと思われます。

税理士としては保管の手間をなくす工夫や、領収書から会計入力までの流れを提案していければと思います。

編集後記

後輩からお花もらいました。何年も前に退社したのに独立の噂を聞き、HPみて送ってきてくれたみたいです。本当に励まされます。

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